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資產管理體系
資產管理對企業來說帶來了什么

a)改善財務績效:在保持資產價值且不偏離短期或長期組織目標的前提下,提升投資收益并降低成本。

b)為資產投資決策提供信息:有助于組織改善決策并有效地平衡成本、風險、機會和績效。
c)管理風險:降低財務損失,將對環境和社會的不良影響降至最小。
d)改善服務和結果:保證資產的績效水平進而改善服務或產品,從而持續滿足或超越顧客和相關方的期望。
e)展現社會責任心:改善組織在節能減排、應對氣候變化等方面的能力,展現社會責任心和誠信經營模式。
f)體現承諾:自覺地服從各種法律法規要求并遵守資產管理的標準、政策,從而展現組織的承諾。
g)提升聲望:通過提升顧客滿意度以及相關方的信心而提升聲望。
h)改善組織的可持續性:有效地管理長短期效益、費用和績效,有助于改善組織運行的可持續性。
i)提高效率和有效性:通過對過程、程序和資產績效的評審和改進,提高效率和有效性并實現組織目標。

而總體來說,在我國的各類企業或單位對固定資產的管理,整體上處于十分粗放的水平。例如:諸多企業居然連旗下到底有多少固定資產都不清楚,就更談不上固定資產使用價值最大化了;一些企業連其關鍵設備的結構與功能都弄不清楚,就更談不上科學的維護保養了,于是故障頻繁,最后昂貴的設備成為“白象(昂貴但不中用)”,諸如此類的低水平管理現象及惡果,比比皆是。特別集團公司、上市公司、跨國企業及大型國有企業等,對資料管理系統的建立,均有一定社會效益和實際能力要求。所以,如何在環保與安全等要求越來越嚴的今天,對于固定資產密集型的企業或單位,如何科學地管理固定資產,尤為迫切。此時,若能按照ISO55001《資產管理體系---要求》來開展固定資產管理,可為最佳的思路之一。

      ISO(國際標準化組織)于2014年1月15日頒布了《資產管理體系》系列標準,由三份標準組成:ISO 55000《資產管理——綜述、原理與術語》;ISO55001《資產管理體系——要求》;ISO 55002《資產管理體系——ISO 55001應用指南》。該系列標準主要針對固定資產。

     基于PDCA原則,ISO 55001規定了資產管理的主要內容:

    一、組織所處的環境:組織對其所處環境的認識;對相關方需求和期望的認識;資產范圍的界定;應用ISO 5501的總要求;

    二、領導:領導的作用與承諾;資產管理方針;組織架構及職責分工;

    三、策劃:處理風險與機遇的措施;目標及實現目標的策劃;

    四、支持性要求:資源提供;人員技能;人員意識;溝通;信息要求;文件化信息;

    五、運行:運行策劃與控制;變動管理;外包管理;

    六、績效評價:監視、測量、分析與評價;內審;管理評審;

    七、改進:不合格與糾正措施;預防措施;持續改進。

     ISO 55001的結構與ISO 9001質量、ISO 14001環境等諸多管理類國際標準類似,在實施時可較易與這些國際標準進行融合,可避免了“多層皮”的管理弊端。

     結合ISO 55002《資產管理體系——ISO 55001應用指南》中的建議,現將企業應用ISO 55001時需要注意的事項簡述如下:

正確認識自身所處的環境

    企業應清醒地認識到自身所處的環境,例如:競爭對手的管理水平、自身的資產特點、自身的發展愿景、相關方(例如股東與客戶)的期望、法律法規的要求等,以便選取科學的企業經營戰略、經營目標。由企業經營戰略、經營目標而判定所需的資產管理戰略、資產管理目標。

   實際的操作中,企業可能需要借用外腦,方能正確、全面地認識自身所處的環境、所需的經營戰略與經營目標。

制定固定資產管理方針、策略與目標

      由企業高層確定固定資產管理方針。固定資產管理方針必須:吻合企業的宗旨、經營戰略、經營目標;體現企業所屬固定資產的特點;反映對法規和其它要求符合性的追求;可被分解為可執行的固定資產策略與目標;包含持續改進的精神等。例如,某企業的固定資產管理方針為:“全員參與,科學地管理固定資產;遵守法規,創造安全與綠色資產使用氛圍;持續改進,讓資產為企業與社會創造更多價值?!?

      基于固定資產管理方針,企業應確定固定資產管理策略計劃(即SAMP,strategic asset management plan)。例如某企業的固定資產管理策略計劃為:“在未來三年內,針對廠房設施,每年投入不少于5000萬元進行修繕與更新改造;針對生產設備,實施TPM(全面生產維護)以實現生產設備效率的提升、能耗下降、工傷事故為零?!?

      依據固定資產管理策略計劃,制定相應的固定資產管理目標。目標制定必須遵循“SMART”原則,即:針對性(Specific)、量化可測量(measurable)、努力后可實現(achievable)、切實可行(realistic)、時間期限(time-bound)。目標應該被逐級分解到各相關部門和崗位,各部門和崗位應針對目標制定實施計劃并予以實施。實施計劃應包含責任者與協助者、完成期限、資源配置等要素。歸口部門必須定期對目標實現進度和結果進行跟蹤與考核,依據考核結果采取對應的激勵措施。

      固定資產管理目標一般會優先考慮安全、效率、質量、能耗、成本等方向。例如:“將關鍵生產設備故障率整體下降至少50%”。  

明確歸口管理部門

     無論何種類型與規模的企業,最好能指定一個部門來作為固定資產管理的歸口部門,以統籌固定資產全壽命周期所需的管理活動。因為系統化的固定資產管理在國內企業是一件較為新鮮的事情,所以很多企業原先并無專門的歸口管理部門,在此時,將固定資產管理的牽頭職責歸入某一個現有的部門、或成立一個專門的固定資產管理部門,是有必要的。

    如果不想增設單獨的固定資產管理部門,則一個次優選擇是:從與固定資產管理相關的各部門中抽出一些人員,成立一個固定資產管理委員會,以兼職的方式來實施固定資產管理體系。

   需要特別注意,除非企業的執行力比較強,否則一般不贊成將固定資產管理全壽命周期內所需的管理職責分割地分配到現有的部門。如此較容易出現推諉扯皮的后果,最終無法將固定資產管理有效系統地落實到位。

     如其它管理體系一樣,企業高層的積極參與是必不可少的,所以高層在固定資產管理體系中的職責也必須予以明確。

     總之,歸口部門、企業高層、各支持部門在固定資產全壽命周期內將要履行的管理職責,應被逐一界定并形成文件制度。 

 確定固定資產范圍

    企業必須確定固定資產管理體系的對象范圍,例如,是一個車間的固定資產?還是整個企業的固定資產?但不可隨意將對企業經營戰略有影響的固定資產排除在外。也就是說,一家擁有注塑設備和模具的注塑工廠,其固定資產管理體系必須要包括注塑機與模具。例如:某集團企業的固定資產范圍包括:建筑物與地產、生產設備(含模具、工器具)、行政后勤設施(例如車輛、空調、電梯等)。應將固定資產分門別類予以登記并進行必要的更新。  

識別現有固定資產

  管理活動的短板

   固定資產全壽命周期通常含下述四大階段:設計與獲得;使用;維護與維修;更新與處置。企業應依據ISO 55001的要求,逐一識別自身在固定資產全壽命周期各環節中的管理短板,并形成記錄(含照片與視頻等媒體)。

   國內企業常見的短板有:缺乏固定資產管理戰略與目標;固定資產管理職責不清晰、不完整;人員對固定資產管理的知識嚴重缺乏;缺乏覆蓋固定資產全壽命周期的管理制度與流程;固定資產數目、所處位置不準確;缺乏必要的風險分析與控制;(尤其是生產設備)重投資、輕維護保養;未針對固定資產管理設立評價、考核機制;等等。 

固定資產管理體系文件

    建立文件既是管理的標準化、制度化過程,也是探索繼續優化固定資產管理體系的一個過程。

    固定資產管理體系文件通常包括固定資產管理手冊、方針、策略、目標及實施計劃、程序文件(管理辦法)、固定資產臺賬及檔案、應急計劃、使用指導書、維護維修指導書、記錄等。

     建立程序文件之前,應先識別整個固定資產管理體系所需的流程及其責任部門。程序文件應該覆蓋固定資產全壽命周期(規劃、設計、選型、制造或建造、購置、安裝、試車及驗收、使用、維護、維修、改造、更新、封存、調撥、租售、報廢、銷毀等);同時,在程序文件中,應把管理流程圖繪制出來。

     需要特別注意的是:固定資產相關外包過程的管理要求(例如廠房清洗、設備委外維修等),應在固定資產管理體系文件中得到規定,以確保達到“業務外包,但職責不外包”的效果。

     另一需要特別注意是:固定資產管理體系所需的一些程序文件,盡量與ISO 9001質量、ISO 14001環境、OHSAS 18001等管理體系進行融合編制,以避免多層皮般的“重疊管理”,例如:采購程序、招投標程序、文件管理程序、記錄管理程序、培訓管理程序、內審程序等,就可以共用;另外,文件體系的詳略程度、數目多寡,取決于管理的需要、人員的理解與執行能力等因素。 

法律法規與其它要求

    固定資產管理必須遵循現行的法律法規要求、其它要求(例如客戶的要求、社區居民的要求等)。

    企業應識別、收集、學習固定資產相關的法律法規要求、其它要求;必要時,將法律法規要求、其它要求轉化為內部要求;采取改善措施確保符合法律法規要求、其它要求;進行符合性評價;及時收集并采用最新版本的法律法規要求、其它要求。 

固定資產管理信息

    這一方面是企業普遍薄弱的環節,例如:維修時,經常無法找到零件規格書;一些生產設備的運行參數標準,因缺乏技術資料而無法判定;設備技改時沒留下必要的技改記錄,以至后來操作人員和維修人員弄不懂設備的結構;等等。

    就有效運行資產管理體系,企業應全面識別固定資產、固定資產管理體系方面的信息,例如:管理戰略、管理方針、流程目標指標、資產技術特性、維護維修要求、歷史故障、固定資產產能、固定資產財務數據、風險及應急策劃、采購合同、供方等。

    對于有條件的企業,把固定資產管理進行信息化是較好的選擇,可大幅提高管理效率與準確度。例如:某鋼鐵廠,光是生產設備潤滑點、點檢部位就有數萬個之多,單靠人去進行潤滑和點檢、做潤滑和點檢記錄,難免出現疏漏,于是留下了故障隱患。但如果采用PDA(掌上電腦),則其準確度與全面性就會大幅提高,隨后的潤滑和點檢統計分析報告也可自動生成。 

  固定資產風險控制

    企業應對每類固定資產相關的風險進行識別。應特別強調預防為主的原則,例如在廠房建造之前,就考慮到如何避免洪災;在設備選型時,就考慮到如何避免爆炸。

    常見的風險可包括物理與化學風險(例如:洪水對廠房的侵襲;烘烤設備的火災;沖壓設備產生工傷;鋼水包脫落后鋼水毀壞廠房和吞噬人員;沙漠地區的企業其中央空調容易損壞;設備泄漏有害氣體原料導致人員傷亡;輪轂拋光車間容易產生粉塵爆炸等);社會與政治風險(例如:某地區治安較差導致設備設施經常被盜竊;政變引發戰爭而導致固定資產被銷毀或遺棄);經濟風險(例如:某國家實施貨幣寬松政策,而導致某企業廠房建設的成本大幅上升等;主要對手突然采用某先進生產設備而導致我方產品競爭力喪失);環保風險(例如:某企業生產基地未能依法排放廢氣與污水,引起附近居民的起訴而被迫搬遷)。

    對每類固定資產相關的風險進行識別時,應參考相應的法規要求。對風險予以分級,并策劃和實施可行的整改措施,以把固定資產相關的風險降至可接受水平。

   對于固定資產(尤其是生產設備),正確的使用是十分重要的,故對使用者進行充分的培訓必不可少;而且,有必要清晰地確定每一固定資產的責任者,以避免出現“公用牛,瘦;公用屋,漏”之弊。

    有必要對生產設備的生產效率或所創造的價值予以統計分析,然后采取有針對性的改善措施。例如,對于需要執行小批量多頻次生產任務的設備,其一般會需要運用“快速換產”的方法來減少設備效率的損失;對于流水式相互關聯的設備群,一般需要分析其瓶頸設備并改善產線平衡率。 

維護維修策略

   固定資產在使用過程中,不可避免需要維護維修。應結合固定資產自身的特點、實際使用狀況等因素,確定有針對性的維護維修策略。維護維修策略可粗分為事后維修、定期維修、狀態維修。一般來說,對于這三大維護維修策略的選擇,其原則如下:

  事后維修:故障損失不大;不會造成連鎖損壞;維修較為便捷等。

  定期維修(TBM):故障損失較大;維修較為復雜;故障發生時機規律較清晰;不具備實施狀態監測的技術和經濟條件等。

  狀態維修(CBM):故障損失較大;維修較為復雜;故障發生時機規律不夠清晰;具備實施狀態監測的技術和經濟條件等。

   定期維修與狀態維修,均可視為預防維修。

   應針對每一固定資產,確定科學可行且經濟的維護維修策略。例如電梯或鍋爐,除了企業內部實施自主維護、專業維護之外,應定期邀請法定單位進行檢查與維護;常規的生產設備,則可能需要企業內部實施自主維護、定期更換、按時潤滑、定期點巡檢、狀態監測等。

   而且,維護維修策略應落實到固定資產的每一個關鍵零件、組成部分。否則其損壞或故障的出現將令人有顧此失彼之感。

故障、事故與不合格管理

    對于一些潛在的事故或緊急情況,必須制定應急預案并進行演練,然后對演練的結果予以評價并采取必要的改進措施。

    企業必須采取措施降低故障、事故與不合格的后果嚴重度;調查清楚其根本原因;必要時通報給相關方;采取適宜的改善措施;跟蹤和確認改善措施的有效性。

    若故障、事故、不合格涉及到法規要求,則其處理流程必須符合法規要求。例如特大安全事故,必須遵循《國務院關于特大安全事故行政責任追究的規定》(國務院令第302號)所提出的“四不放過”原則(事故原因未查清不放過、當事人和群眾沒有受到教育不放過、事故責任人未受到處理不放過、沒有制訂切實可行的預防措施不放過);火災的上報,必須符合《重要火災和處置災害事故信息報告及處理規定(試行)》。

    企業應就如何建立和改進固定資產管理體系進行必要的溝通,并采取適當的溝通形式,例如:晨會、周會、月度、半年總結會、年度會議、簡報、日常匯報與反饋、成果交流會等。

 溝通的內容包括:改善活動及其影響、目標達成狀況、資源的需求、相關知識的學習和傳播等。

變動管理

    常見的變動可能發生在下述方面:組織結構、崗位與職責;固定資產管理方針、目標與實施計劃;固定資產管理程序或流程;新固定資產、新固定資產系統的引進;與固定資產管理相關的新法規;供應鏈的瓶頸;新的市場需求;新的產品要求;熟練操作工人流失突然加劇等。

    對預期的、非預期的變動,應對其影響予以評估,并采取恰當的措施,以盡量減少負面影響;對于措施的有效性,應予以評價。在變動管理中,較容易出現疏忽的是:只評估對本體的負面影響,而缺少對連鎖負面影響的評估。

人力資源管理

     應通過培訓等手段,并把人員的固定資產管理技能與其晉升、津貼等個人利益掛鉤,以確保各級崗位/工序的人員具備知識與技巧,能勝任固定資產管理的要求。要特別注意兩點:當法律有要求時,滿足法律要求只是底線,例如鍋爐工必須獲取法定資格證書;外包人員也必須具備所需的技能與知識。

測量與持續改進

     企業必須對其固定資產管理體系的績效、固定資產的狀態和劣化進行測量,以尋求機會進行持續改善;以確保固定資產的性能、成本、風險得到最佳的平衡。例如:目標的達成程度、改善計劃的完成及時性、固定資產參數是否符合規定要求、設備效率提升比例、貴重備品備件利用率、設施投入產出比、糾正措施與預防措施的有效性、法規符合性等。

     內審是測量固定資產管理體系符合性、有效性的常見方式之一。企業應按照策劃的頻次進行內審;內審員不得審核自己部門的工作;被審核區域(部門)的管理者應及時采取措施,消除已發現的不合格及其產生的原因。

     在測量與持續改進的過程中,較多涉及到糾正、糾正措施、預防措施的運用。因為在不少人員經?;煜?,故有必要厘清三者的含義:糾正即為消除已發現的不合格所采取的措施;糾正措施為消除已發現的不合格或其它不期望情況的原因所采取的措施;預防措施即為消除潛在不合格或其它潛在不期望情況的原因所采取的措施。

     在實際工作中,企業人員對不合格的處理,較多只限于采取糾正而普遍較少采取糾正措施,故而導致諸多不合格的重復發生;更少采用預防措施。采取糾正措施之前,可使用WHY-WHY(五個為什么)等方法,以準確分析出不合格的原因;采取預防措施之前,可使用FMEA(潛在失效模式與后果分析)等方法,以準確分析出潛在不合格的原因。 

管理評審

     企業高層應按期召開固定資產管理評審,以確保固定資產管理體系的持續適宜性、充分性和有效性。評審應包括評價體系改進的機會和變更的需要, 包括方針、策略和目標。

     管理評審的輸入含:內審結果;法規和其它要求符合性評價結果;與員工就固定資產管理進行溝通、參與和協商的結果;與外界利益相關方就固定資產管理進行溝通、參與和協商的結果(含投訴);企業的固定資產管理績效報告或記錄;目標達成的程度;事故調查、糾正措施與預防措施的情況;以往管理評審的跟蹤措施。

     管理評審的輸出應包括對下述方面的改進決策和措施:固定資產管理方針、策略與目標;固定資產管理體系績效要求;資源;其它與固定資產管理體系相關的事宜。

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